ePA Psychotherapie 2026: Dokumentationspflicht und Datenschutz in der Praxis

Seit Oktober 2025 ist die elektronische Patientenakte (ePA) für alle Psychotherapeut:innen mit Kassensitz Pflicht. Mit dem Jahr 2026 kommen weitere wichtige Änderungen hinzu. Das BEEP-Gesetz schützt Abrechnungsdaten, neue Verschlüsselungsstandards werden verbindlich, und die Vergütung für die Erstbefüllung läuft aus. Für Sie als Psychotherapeut:in stellen sich damit ganz konkrete Fragen: Was verlangt die Dokumentationspflicht der ePA in der Psychotherapie, wann greifen therapeutische Ausnahmen, und wie bleiben sensible Patientendaten geschützt?

Wir gehen im Folgenden alle relevanten Neuerungen der ePA in der Psychotherapie für 2026 durch und erklären, welche Rechte und Pflichten Sie haben. Am Ende steht eine praxistaugliche Checkliste für die rechtssichere Umsetzung in Ihrer Praxis.

ePA-Pflicht ab 2026: Was sich für Psychotherapeuten konkret ändert

Seit dem 1. Oktober 2025 müssen alle Psychotherapeut:innen mit Kassenzulassung die elektronische Patientenakte nutzen (SGB V, §342). Wer das nicht tut, muss ab 2026 mit spürbaren finanziellen Folgen rechnen. Das Honorar wird um 1 Prozent gekürzt, die TI-Pauschale halbiert (KBV, 2025).

Bei der Pflicht allein bleibt es aber nicht. Drei wichtige Neuerungen bestimmen das Jahr 2026:

BEEP-Gesetz: Abrechnungsdaten werden geschützt

Ab dem 1. Januar 2026 gilt das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege (BEEP-Gesetz). Vor allem sorgt es dafür, dass Abrechnungsdaten künftig nur noch für Versicherte selbst sichtbar sind, nicht mehr für Behandelnde (KBV, 2025). Für die Psychotherapie ist das eine erhebliche Verbesserung. Denn aus den Gebührenordnungspositionen (GOP) für Psychotherapie lässt sich direkt auf psychische Erkrankungen schließen.

Neue Verschlüsselungsstandards

Bis spätestens Januar 2026 müssen alle TI-Komponenten von der bisherigen RSA2048-Verschlüsselung auf den neuen ECC256-Standard umgestellt sein (KBV, 2025). Betroffen sind der Konnektor, der Heilberufsausweis (eHBA) und die SMC-B-Karte.

Verlängerte Erstbefüllungsvergütung

Die GOP 01648 für die Erstbefüllung der ePA wurde bis zum 30. Juni 2026 verlängert. Pro Patient:in erhalten Sie dafür einmalig 11,34 Euro, extrabudgetär (KV Hessen, 2026).

Technische Umstellung erforderlich: Bis zum 1. Januar 2026 müssen Konnektor, Heilberufsausweis und SMC-B auf die ECC-Verschlüsselung umgestellt sein. Fragen Sie rechtzeitig bei Ihrem PVS-Anbieter nach, ob Ihre Systeme ECC-fähig sind oder eine Aktualisierung brauchen.

Die therapeutische Ausnahme: Wann Sie die ePA nicht befüllen müssen

Ganz ohne Ausnahme gilt die Befüllungspflicht nicht. Das Sozialgesetzbuch kennt eine therapeutische Ausnahme, und für die psychotherapeutische Versorgung ist sie besonders relevant.

Erhebliche therapeutische Gründe

Sprechen erhebliche therapeutische Gründe dagegen, können Praxen davon absehen, die ePA zu befüllen. Das gilt für alle Altersgruppen, und die Ausnahme ist an keine bestimmten Diagnosen gebunden (KBV FAQ, 2025). In der psychotherapeutischen Praxis kann das zum Beispiel der Fall sein, wenn:

• die Befüllung das Vertrauen in der therapeutischen Beziehung gefährdet
• die Patientin oder der Patient gerade eine akute Krise durchlebt, in der die Weitergabe von Daten zusätzlich belasten würde
• begründete Sorge besteht, dass ein Eintrag in der ePA den Behandlungserfolg beeinträchtigt

Besondere Regelung für Kinder und Jugendliche

Bei Kindern unter 15 Jahren entfällt die Befüllungspflicht, wenn eine Kindeswohlgefährdung vorliegt oder therapeutische Gründe dagegen sprechen (BPtK, 2025). Das schützt vulnerable Minderjährige. Deren Sorgeberechtigte haben nämlich ebenfalls Zugriff auf die ePA.

Dokumentationspflicht bei Nichtbefüllung

Wenn Sie die ePA nicht befüllen, müssen Sie die Gründe nachvollziehbar in der Behandlungsdokumentation festhalten (§630f BGB). Eine mündliche Begründung reicht nicht. Schreiben Sie konkret auf, welcher therapeutische Grund vorliegt und warum die Befüllung in diesem Einzelfall kontraindiziert ist.

Empfehlung: Legen Sie eine interne Checkliste mit den therapeutischen Gründen an, die eine Nichtbefüllung rechtfertigen. Damit ist Ihre Dokumentation vollständig und hält auch einer möglichen Überprüfung stand. Und neuen Kolleginnen und Kollegen fällt die Einarbeitung mit einer einheitlichen Vorlage leichter.

Datenschutz-Neuerungen 2026: Was Abrechnungsdaten verraten

Für die Psychotherapie ist der Schutz der Abrechnungsdaten ein großes Thema. Diese Daten verraten weit mehr, als vielen Beteiligten klar ist.

Das Problem: GOP-Ziffern als Diagnosehinweise

Gebührenordnungspositionen für Psychotherapie lassen sich eindeutig zuordnen. Wenn eine Zahnärztin oder ein Orthopäde in der ePA sehen konnte, dass jemand regelmäßig die GOP 35421 (Einzeltherapie, tiefenpsychologisch fundiert) abrechnet, lag die psychische Erkrankung offen. Betroffen waren bis Ende 2025 alle Versicherten, die der ePA nicht widersprochen hatten.

Die Lösung: BEEP-Gesetz ab Januar 2026

Genau hier setzt das BEEP-Gesetz an. Ab dem 1. Januar 2026 können ausschließlich die Versicherten selbst ihre Abrechnungsdaten einsehen (KBV, 2025). Ärzt:innen, Therapeut:innen, Apotheker:innen und andere Leistungserbringer haben dann keinen Zugriff mehr. Das ändert sich nur, wenn die versicherte Person die Daten aktiv freigibt.

Technische Sicherheitsarchitektur

Technisch setzt die ePA auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und auf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mit elektronischer Gesundheitskarte (eGK) und Smartphone (gematik, 2025). Trotzdem hatte der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) die ePA in ihrer ursprünglichen Form als nicht DSGVO-konform kritisiert. Der damalige BfDI Kelber störte sich vor allem daran, dass etwa ein Zahnarzt ohne Weiteres psychiatrische Diagnosen einsehen konnte (BfDI, 2024).

Die amtierende BfDI Specht-Riemenschneider sieht nach den Nachbesserungen derzeit keine datenschutzrechtlichen Verstöße. Sie hat aber darauf hingewiesen, dass der BfDI sein Vetorecht bei der Ausgestaltung der ePA-Spezifikationen verloren hat, und nennt das einen erheblichen Einschnitt in die Datenschutzaufsicht (BfDI, 2025).

BEEP-Reform und Stigmatisierungsschutz: Die neue Regel zur Sichtbarkeit der Abrechnungsdaten ist ein bedeutender Fortschritt für Patient:innen in Psychotherapie. Etwa 80 Prozent der Menschen mit psychischen Erkrankungen berichten, schon Stigmatisierung erlebt zu haben. Das BEEP-Gesetz verringert dieses Risiko, weil eine psychotherapeutische Behandlung nicht mehr ungewollt über die Abrechnungsdaten offengelegt wird.

Schritt für Schritt: ePA in der psychotherapeutischen Praxis befüllen

Um die ePA korrekt zu befüllen, brauchen Sie die passende Technik. Und Sie müssen klar wissen, welche Inhalte hineingehören.

Technische Voraussetzungen prüfen

Diese Komponenten müssen in Ihrer Praxis vorhanden sein und funktionieren, bevor Sie die ePA befüllen können:

1. TI-Anbindung mit aktuellem Konnektor (ECC-fähig ab 2026)
2. SMC-B-Karte (Institutionskarte für Ihre Praxis)
3. eHBA (elektronischer Heilberufsausweis)
4. ePA-fähiges Praxisverwaltungssystem (PVS), das die aktuellen gematik-Spezifikationen unterstützt

Welche Dokumente müssen eingestellt werden?

Nicht jede Unterlage fällt gleichermaßen unter die Befüllungspflicht. Einstellen müssen Sie ein Dokument erst, wenn drei Voraussetzungen zusammenkommen (KBV FAQ, 2025):

1. Selbst erhoben: Sie haben das Dokument im Rahmen der aktuellen Behandlung selbst erstellt.
2. Elektronisch vorliegend: Es liegt bereits in digitaler Form vor.
3. Kein Widerspruch: Die Patientin oder der Patient hat dem Einstellen nicht widersprochen.

Der PTV 11 Befundbericht (Befundbericht zur psychotherapeutischen Sprechstunde) muss also in die ePA, sofern er elektronisch vorliegt und kein Widerspruch besteht (Psychotherapeutenkammer Berlin, 2025).

Was nicht eingestellt werden muss

Für handschriftliche Notizen und Papierunterlagen gibt es keine Digitalisierungspflicht (Software-Psychotherapie.de, 2025). Analoge Aufzeichnungen müssen Sie für die ePA nicht digitalisieren. Auch Dokumente, die andere Leistungserbringer erstellt haben, müssen Sie nicht einstellen.

ePA-Information im Erstgespräch: Sprechen Sie die ePA und das Widerspruchsrecht schon im Erstgespräch an. Dann können Ihre Patient:innen von Anfang an informiert entscheiden, noch bevor die erste Dokumentation entsteht.

Widerspruchsrecht und Patientenaufklärung

Das wichtigste Mittel, mit dem Patient:innen die Kontrolle über ihre ePA behalten, ist das Widerspruchsrecht.

Opt-Out-System seit Januar 2025

Seit dem 15. Januar 2025 gilt das Opt-Out-Verfahren. Jede gesetzlich versicherte Person bekommt automatisch eine ePA, außer sie widerspricht aktiv. Im früheren Opt-In-System hatten sich weniger als 1 Prozent der Versicherten für eine ePA entschieden (Datenschutz.org, 2025). Seit der Umstellung liegt die Widerspruchsquote bei rund 5 Prozent (opt-out-info.de, 2025). Der Gesetzgeber hatte mit 20 Prozent gerechnet, die Quote liegt also deutlich darunter.

Besondere Informationspflicht bei psychischen Erkrankungen

Psychotherapeut:innen haben nach §343 SGB V eine besondere Informationspflicht. Patient:innen mit stigmatisierungsanfälligen Diagnosen müssen Sie ausdrücklich darüber aufklären, dass:

• in der ePA gespeicherte Daten grundsätzlich für alle behandelnden Leistungserbringer sichtbar sind
• die Medikationsliste Rückschlüsse auf psychische Erkrankungen zulässt (etwa durch Einträge zu Antidepressiva oder Antipsychotika)
• sie ein Widerspruchsrecht haben und wie sie es ausüben können

Diese Aufklärung sollten Sie dokumentieren.

Kontrolle über ePA-Inhalte

Über die Inhalte ihrer ePA haben Patient:innen weitreichende Kontrolle. Sie können:

• einzelne Dokumente verbergen, sodass bestimmte Leistungserbringer sie nicht sehen
• Inhalte vollständig löschen lassen
• der Medikationsliste widersprechen: Dann fließen keine Verordnungsdaten mehr in die ePA, und die bestehende Liste wird gelöscht
• Abrechnungsdaten individuell verwalten (ab Januar 2026 sind sie ohnehin nur für Versicherte sichtbar)

Position der Berufsverbände

Der Berufsverband Deutscher Psychologinnen und Psychologen (BDP) rät Versicherten mit psychischen Erkrankungen, einen Widerspruch gegen die ePA ernsthaft zu prüfen (BDP, 2025). Der Grund sind die weiterhin bestehenden Stigmatisierungsrisiken, vor allem durch die Medikationsliste und die standardmäßig breite Zugangsberechtigung.

Sensible Befunde direkt übermitteln: Bei besonders sensiblen Befunden sollten Sie sich nicht allein auf die ePA verlassen. Schicken Sie solche Befunde weiterhin direkt und verschlüsselt an die weiterbehandelnde Praxis, zum Beispiel über KIM (Kommunikation im Medizinwesen).

Vergütung, technische Umsetzung und häufige Fragen

Die ePA-Befüllung ist Pflicht, und sie wird vergütet. Daneben gibt es im Praxisalltag zahlreiche Unsicherheiten. Hier klären wir sie.

Vergütung der ePA-Befüllung

Für die Dokumentation in der ePA gibt es zwei Gebührenordnungspositionen:

• GOP 01648 (Erstbefüllung): 11,34 Euro pro Patient:in, extrabudgetär und einmalig abrechenbar. Die Frist wurde bis zum 30. Juni 2026 verlängert (KV Hessen, 2026).
• GOP 01647 (weitere Befüllung): 1,91 Euro für jedes weitere Dokument, das Sie in die ePA eingeben (KV Hessen, 2026).

Beide Ziffern werden extrabudgetär vergütet. Ihr Regelleistungsvolumen belasten sie also nicht.

Extrabudgetäre Vergütung: Die GOP 01648 und 01647 werden außerhalb des Budgets bezahlt. Jede Abrechnung wird also vollständig honoriert, ohne Abstaffelung. Wenn Sie die höhere Vergütung für die Erstbefüllung mitnehmen wollen, nutzen Sie die verbleibende Frist bis zum 30. Juni 2026.

Abgrenzung zur Behandlungsdokumentation

Viele gehen davon aus, die ePA ersetze die Behandlungsdokumentation. Das tut sie nicht: Ihre Dokumentation gemäß §630f BGB bleibt bestehen. Therapiedokumentation, Verlaufsnoten, Behandlungspläne und therapeutische Reflexionen führen Sie weiter in Ihrem PVS. Die ePA ist für den übergreifenden Austausch zwischen Leistungserbringern gedacht und nicht für die interne Therapiedokumentation.

Keine routinemäßige Einsichtspflicht

Sie müssen nicht vor jeder Behandlung routinemäßig in die ePA Ihrer Patient:innen schauen (PKV Institut, 2026). Die ePA soll die Versorgung besser koordinieren, Pflichtlektüre ist sie nicht. Ein gezielter Blick hinein kann aber sinnvoll sein, etwa wenn Vorbehandlungen oder Medikation für Ihre Therapieplanung wichtig sind.

Häufige Fragen

Muss ich Therapieberichte für andere Leistungserbringer in die ePA einstellen?

Nur wenn Sie sie im Rahmen der aktuellen Behandlung selbst erstellt haben und sie elektronisch vorliegen. Berichte, die Sie auf Anfrage anderer Behandelnder schreiben, fallen unter die reguläre Berichtspflicht. Sie werden direkt übermittelt.

Was passiert, wenn Patient:innen nachträglich Widerspruch einlegen?

Patient:innen können bereits eingestellte Dokumente verbergen oder löschen. Als Psychotherapeut:in sind Sie aber nicht verpflichtet, bereits eingestellte Dokumente selbst zu entfernen.

Gilt die Befüllungspflicht auch für Privatpatient:innen?

Nein. Die ePA-Befüllungspflicht gilt ausschließlich in der vertragspsychotherapeutischen Versorgung, also für Patient:innen der gesetzlichen Krankenversicherung.

Praktische Checkliste: ePA-Compliance sicherstellen

Für eine rechtssichere Umsetzung der ePA in Ihrer Praxis empfehlen wir die folgende Checkliste. Gehen Sie die Punkte der Reihe nach durch und halten Sie jeweils fest, wo Sie stehen.

1. TI-Komponenten prüfen

• Konnektor ist ECC-fähig oder Aktualisierung ist beauftragt
• Heilberufsausweis (eHBA) ist gültig und ECC-kompatibel
• SMC-B-Karte ist aktiv und funktionsfähig
• PVS unterstützt die aktuellen ePA-Spezifikationen (gemILF_PS_ePA)
• TI-Anbindung wurde nach der ECC-Umstellung erfolgreich getestet

2. Patienteninformation implementieren

• Informationsblatt zur ePA erstellt und in der Praxis ausgelegt
• Aufklärung über Widerspruchsrecht ist Bestandteil des Erstgesprächs
• Gesonderte Aufklärung für Patienten mit stigmatisierungsanfälligen Diagnosen dokumentiert
• Information über Kontrollmöglichkeiten (Verbergen, Löschen, Medikationslisten-Widerspruch) vermittelt

3. Interne Richtlinie für therapeutische Ausnahmen

• Kriterien für erhebliche therapeutische Gründe definiert
• Dokumentationsvorlage für Nichtbefüllung erstellt
• Sonderregelung für Kinder und Jugendliche unter 15 Jahren berücksichtigt
• Kolleginnen und Kollegen über die Regelungen informiert

4. PVS-Arbeitsablauf etablieren

• Ablauf für die ePA-Befüllung im PVS getestet
• Prüfung, welche Dokumente automatisch und welche manuell eingestellt werden
• GOP 01648 und 01647 korrekt in der Abrechnung hinterlegt
• Widersprüche von Patienten sind im PVS dokumentierbar

5. Dokumentationsprozess optimieren

• Klare Trennung zwischen ePA-Befüllung und interner Behandlungsdokumentation
• PTV 11 Befundbericht wird bei elektronischer Erstellung in die ePA eingestellt
• Übermittlungswege für sensible Befunde definiert (KIM statt ePA bei besonders schutzbedürftigen Inhalten)
• Regelmäßige Überprüfung der Prozesse eingeplant

Team-Meeting zur ePA-Einführung: Nehmen Sie sich für ein eigenes Team-Meeting Zeit. Dort informieren Sie alle Mitarbeitenden über die ePA-Abläufe, die therapeutischen Ausnahmen und darüber, wie Patient:innen korrekt aufgeklärt werden.

Fazit

2026 bringt die ePA in der Psychotherapie neue Pflichten, aber auch spürbar besseren Datenschutz. Das BEEP-Gesetz schließt eine wesentliche Lücke beim Schutz sensibler Abrechnungsdaten. Und mit der therapeutischen Ausnahme haben Sie ein wichtiges Instrument in der Hand, um im Einzelfall die Interessen Ihrer Patient:innen zu schützen.

Schaffen Sie die technischen Voraussetzungen rechtzeitig, klären Sie Ihre Patient:innen fundiert auf und regeln Sie die internen Abläufe klar. Die Checkliste oben hilft Ihnen, dabei keine Anforderung zu übersehen.

Verantwortungsvoll eingesetzt, kann die elektronische Patientenakte die Versorgung besser koordinieren. Als Psychotherapeut:in arbeiten Sie mit hochsensiblen Daten und tragen für deren Schutz eine besondere Verantwortung. Die Instrumente dafür haben Sie: die therapeutische Ausnahme, die Aufklärung Ihrer Patient:innen und die technische Absicherung. Nutzen Sie sie.