Nutzungsbedingungen

Präambel

Clara Health („Clara" oder der „Anbieter") ist ein Anbieter von digitalen Lösungen für Psychotherapeuten, Ärzte, Behandler und medizinische Zentren ("Angehörigen der Gesundheitsberufe") und hat das Tool „Clara" („Tool") entwickelt, das eine Audioaufzeichnung und Zusammenfassung von Patientengesprächen ermöglicht. Nach der Aufzeichnung wird mithilfe von KI-Funktionen eine Zusammenfassung des Patientengesprächs erstellt, welche die Angehörigen der Gesundheitsberufe überprüfen, ändern und zur weiteren Verarbeitung in andere Systeme übernehmen können. Das Tool ist für Angehörige der Gesundheitsberufe bestimmt („Kunden") und wird als Service den Kunden angeboten („Service"). Diese Nutzungsbedingungen („Bedingungen") enthalten die Bestimmungen, welche die Nutzung des Service regeln. Sie sind Bestandteil einer entsprechenden Vereinbarung über die Nutzung („Einzelvereinbarung"; die Einzelvereinbarung und diese Bedingungen werden zusammen als „Vereinbarung" bezeichnet) zwischen Clara und dem Kunden (gemeinsam die „Parteien").

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1. Geltungsbereich und Zielgruppe

1.1. B2B-Exklusivität

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie an Körperschaften des öffentlichen Rechts (z. B. Krankenhäuser, medizinische Versorgungszentren, niedergelassene Ärzte und Psychotherapeuten). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen.

1.2. Geltung der AGB

Diese Bedingungen regeln die Nutzung des Tools „Clara" abschließend. Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

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2. Definitionen

• KI: Künstliche Intelligenz im Sinne dieser Bedingungen bezieht sich auf Computersysteme, Algorithmen und Softwareprogramme, die für die Ausführung von Aufgaben entwickelt wurden, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Spracherkennung, Verarbeitung natürlicher Sprache und Transkriptionsdienste.
• KI-Zusammenfassung: Die mit dem Tool erstellte KI-Zusammenfassung der vom Angehörigen der Gesundheitsberufe durchgeführten Konsultation.
• KI-Dienste: Die Cloud-basierten Dienste des Anbieters zur Transkription von Audioaufnahmen und zur Erstellung von Zusammenfassungen mittels Künstlicher Intelligenz.
• Desktop-Anwendung: Die lokal auf dem Gerät des Kunden installierte Software zur Aufzeichnung, Verwaltung und Dokumentation von Patientengesprächen.
• Vertrauliche Informationen: Bezieht sich auf Informationen, Dokumente, Fachwissen, Geschäftsgeheimnisse und Methoden, insbesondere technischer, kommerzieller, marketingbezogener, wirtschaftlicher und/oder finanzieller Art, die von den Parteien im Rahmen der vorliegenden Bedingungen an die jeweils andere Partei weitergegeben werden und vertraulicher Natur sind.

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3. Nutzung des Services

3.1. Zugang und Verantwortung

Der Kunde erhält während der Vertragsdauer Zugang zum Tool in Form einer Desktop-Anwendung, die lokal auf dem Gerät des Kunden installiert wird. Die KI-gestützten Funktionen (Transkription und Analyse) werden über Cloud-Dienste des Anbieters bereitgestellt und erfordern eine aktive Internetverbindung.

Die Verantwortung des Anbieters umfasst:

• die Bereitstellung der Desktop-Anwendung und deren Updates;
• den Betrieb der Cloud-basierten KI-Dienste (Transkription, Analyse);
• die Authentifizierungsdienste zur Lizenzvalidierung.

Es ist allein die Pflicht des Kunden, sicherzustellen, dass sein Gerät die Systemanforderungen erfüllt und eine Internetverbindung für die Nutzung der KI-Dienste besteht.

3.2. Verfügbarkeit der KI-Dienste

Die durchschnittliche Verfügbarkeit der Cloud-basierten KI-Dienste (Transkription und Analyse) beträgt im Jahresdurchschnitt 98%. Dies schließt notwendige geplante Wartungsarbeiten und Störungen, die außerhalb der Kontrolle des Anbieters liegen, nicht ein. Solche Störungen umfassen alle Fälle höherer Gewalt sowie Störungen bei den eingesetzten Drittanbietern (insbesondere Microsoft Azure).

Die Desktop-Anwendung selbst ist unabhängig von der Verfügbarkeit der KI-Dienste nutzbar; Funktionen wie das Anzeigen und Bearbeiten bereits erstellter Dokumentationen sind auch ohne Internetverbindung verfügbar.

Soweit möglich, wird der Anbieter den Kunden mindestens 48 Stunden vor Beginn geplanter Wartungsarbeiten in Textform, hier ist E-Mail ausreichend („Textform"), informieren. Der Anbieter behält sich jedoch das Recht vor, unangekündigte Wartungsarbeiten durchzuführen, wenn dies erforderlich ist, insbesondere wenn dies für die Daten- und Betriebssicherheit notwendig ist.

3.3. Neue Funktionen

Der Anbieter ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, neue Funktionen des Services einzuführen und dieses zu erweitern und weiterzuentwickeln. Der Anbieter behält sich das Recht vor, dem Kunden solche neuen Funktionen und Verbesserungen nur gegen Zahlung einer zusätzlichen Gebühr anzubieten. Werden dem Kunden neue Funktionen und Verbesserungen gegen Gebühr im Rahmen einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung zusätzlich zu einem bestehenden Vertrag bereitgestellt, gelten die Bestimmungen der Vereinbarung entsprechend. Werden dem Kunden neue Funktionen und Verbesserungen kostenlos bereitgestellt, gelten diese neuen Funktionen und weiteren Verbesserungen als freiwillige Leistung des Anbieters.

3.4. Änderungen des Funktionsumfangs

Der Anbieter kann den Funktionsumfang der Dienstleistungen jederzeit in einem für den Kunden zumutbaren Umfang ändern. Eine solche Änderung gilt insbesondere dann als zumutbar, wenn die ausdrücklich vereinbarten Dienstleistungen und die Hauptleistungspflichten des Anbieters im Wesentlichen unverändert bleiben und die Änderung aus einem wichtigen Grund erforderlich ist. Solche Gründe können insbesondere Gründe der IT-Sicherheit sein. Betrifft die Änderung nicht ausschließlich neue Funktionen und Verbesserungen oder betrifft die Änderung nicht nur unwesentliche Komponenten der vom Anbieter zu erbringenden Dienstleistungen, wird der Anbieter den Kunden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten der Änderung per Textform darüber informieren.

3.5. Sperrung der KI-Dienste

Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang des Kunden zu den KI-Diensten zu sperren („Sperrung"), wenn:

• es konkrete Hinweise darauf gibt, dass die Zugangsdaten des Kunden missbraucht wurden oder werden, oder dass diese Zugangsdaten einem unbefugten Dritten zur Verfügung gestellt wurden;
• die Sperrung aus technischen oder sicherheitsrelevanten Gründen dringend erforderlich ist;
• der Anbieter gesetzlich verpflichtet ist (z.B. durch Gesetz, Gerichtsbeschluss oder behördliche Anordnung), den Zugang des Kunden zu sperren;
• der Kunde mit der Zahlung der vereinbarten Vergütung in Verzug geraten ist und nach einer Mahnung mit Fristsetzung von mindestens 7 Tagen weiterhin nicht zahlt;
• der Kunde falsche oder ungültige Kontaktdaten angegeben hat und der Anbieter den Kunden daher nicht mehr kontaktieren kann.

Die Sperrung betrifft ausschließlich die KI-Dienste (Transkription und Analyse). Die Desktop-Anwendung und alle lokal gespeicherten Daten bleiben dem Kunden auch während einer Sperrung zugänglich.

Der Anbieter wird die Sperrung dem Kunden rechtzeitig vorab in Textform ankündigen, soweit dies unter Berücksichtigung der Interessen beider Parteien zumutbar ist und den Zweck der Sperrung nicht beeinträchtigt (z. B. bei akuten Sicherheitsvorfällen).

3.6. Fair Use Policy (Angemessene Nutzung)

3.6.1. Grundsatz der persönlichen Nutzung

Das vereinbarte pauschale Nutzungsentgelt („Flatrate") basiert auf der Annahme einer gewöhnlichen Nutzung durch eine einzelne natürliche Person im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit. Die Nutzung des Services ist personengebunden und darf nicht durch Dritte, automatisierte Bots oder Skripte erfolgen.

3.6.2. Indikatoren für Missbrauch

Eine Nutzung gilt als missbräuchlich, wenn sie das Maß, das für die persönliche Berufsausübung eines einzelnen Angehörigen der Gesundheitsberufe typisch ist, erheblich überschreitet. Dies wird insbesondere angenommen, wenn:

• das monatliche Transkriptionsvolumen 150 Stunden überschreitet (dies entspricht mehr als einer vollen Arbeitswoche reiner Sprechzeit);
• gleichzeitige (parallele) Aufnahmen von verschiedenen Geräten über dasselbe Benutzerkonto erfolgen;
• der Account mit anderen Personen geteilt wird („Account Sharing").

Nicht genutzte Stundenkontingente verfallen am Monatsende und sind nicht auf Folgemonate übertragbar.

3.6.3. Maßnahmen bei Verstoß

Stellt der Anbieter eine Nutzung fest, die die oben genannten Grenzen überschreitet, behält sich der Anbieter das Recht vor, den Kunden zu kontaktieren, um das Nutzungsverhalten zu klären. Kann der Kunde die übermäßige Nutzung nicht plausibel darlegen (z. B. keine missbräuchliche Teilung des Accounts), ist der Anbieter berechtigt:

• die Verarbeitungsgeschwindigkeit für den Rest des Abrechnungszeitraums zu drosseln;
• das Abonnement außerordentlich zu kündigen; oder
• dem Kunden den Wechsel in einen höherwertigen Tarif (z. B. Firmentarif für Kliniken) anzubieten.

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4. Laufzeit und Kündigung

4.1. Vertragsschluss

4.1.1. Online-Registrierung

Die Präsentation des Services auf der Website stellt kein bindendes Angebot dar. Durch Anklicken des Buttons „Zahlungspflichtig bestellen" (oder einer entsprechenden eindeutigen Formulierung) gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Vertrages ab.

4.1.2. Annahme

Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter das Angebot des Kunden durch eine Auftragsbestätigung per E-Mail oder durch die Freischaltung des Zugangs zum Service annimmt.

4.1.3. Unternehmereigenschaft

Der Kunde versichert mit Vertragsschluss, dass er den Service ausschließlich im Rahmen seiner gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit als Angehöriger eines Gesundheitsberufes nutzt. Der Anbieter ist berechtigt, geeignete Nachweise (z. B. Berufsurkunde, Handelsregisterauszug) zu verlangen.

4.2. Vertragslaufzeit

Der Vertrag wird mit der Aktivierung des Kundenkontos durch den Anbieter wirksam und bleibt gültig, sofern er nicht gekündigt wird.

Der Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von wahlweise einem Monat oder einem Jahr, je nach gewähltem Abonnement. Er verlängert sich automatisch um die jeweils gewählte Mindestlaufzeit, sofern er nicht von einer der Parteien gekündigt wird.

4.3. Ordentliche Kündigung

Jede Partei kann den Vertrag jederzeit vor dem Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigen. Eine Kündigung muss vor der automatischen Verlängerung erfolgen, um eine Verlängerung zu verhindern. Die Kündigung muss in Textform erfolgen (E-Mail an team@clarahealth.de).

4.4. Außerordentliche Kündigung

Gesetzliche Rechte zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleiben unberührt.

4.5. Folgen der Kündigung

Nach Beendigung des Vertrages:

• wird der Zugang zu den KI-Diensten deaktiviert;
• bleiben alle lokal auf dem Gerät des Kunden gespeicherten Daten (Transkripte, Zusammenfassungen, Patientendaten) im Besitz des Kunden und können weiterhin eingesehen werden;
• ist der Kunde für die weitere Aufbewahrung oder Löschung seiner lokalen Daten gemäß den geltenden Aufbewahrungsfristen selbst verantwortlich.

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5. Vergütung

5.1. Zahlungspflicht

Der Kunde zahlt dem Anbieter die vereinbarte monatliche oder jährliche Vergütung.

5.2. Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd. Der Kunde erklärt sich mit den Nutzungsbedingungen von Stripe einverstanden.

• Zahlungszeitpunkt: Die Vergütung ist im Voraus zu entrichten. Bei monatlichen Abonnements erfolgt die Abbuchung monatlich zum Jahrestag des Vertragsbeginns, bei jährlichen Abonnements jährlich.
• Zahlungsmittel: Zahlungen erfolgen per Kreditkarte, Lastschrift (SEPA) oder andere von Stripe unterstützte Zahlungsmethoden.
• Rechnungsstellung: Der Kunde erhält elektronische Rechnungen per E-Mail.
• Fehlgeschlagene Zahlungen: Bei fehlgeschlagener Zahlung wird der Kunde unverzüglich informiert und erhält eine Frist von 14 Tagen zur Begleichung. Bleibt die Zahlung auch nach Ablauf dieser Frist aus, ist der Anbieter berechtigt, die KI-Dienste gemäß Abschnitt 3.5 zu sperren.
• Automatische Verlängerung: Bei automatischer Vertragsverlängerung wird die Vergütung für die neue Laufzeit automatisch zum Verlängerungszeitpunkt abgebucht.

5.3. Kostenlose Testung

Wenn das Paket eine kostenlose Testung beinhaltet, steht dem Kunden die kostenlose Nutzung zu den vereinbarten Konditionen zur Verfügung. Nach der kostenlosen Nutzung kann sich der Kunde im Bereich „Konto & Abrechnung“ für den Erwerb eines kostenpflichtigen Abonnements entscheiden. Die Buchung erfolgt über den vom Anbieter bereitgestellten Online-Checkout. Der Anbieter behält sich vor, die Konditionen der kostenlosen Nutzung jederzeit zu ändern.

5.4. Preise und Steuern

Alle Preise verstehen sich inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer, sofern sie gegenüber dem Kunden nicht ausdrücklich als Nettopreise ausgewiesen werden. Auf Rechnungen wird die enthaltene Mehrwertsteuer ausgewiesen, soweit gesetzlich erforderlich.

5.5. Preisanpassung

Der Anbieter ist berechtigt, die vereinbarte Vergütung mit Wirkung für die nächste Verlängerungslaufzeit angemessen zu erhöhen, um gestiegene Gesamtkosten (z. B. Technik, Lizenzen, Personal, Erweiterung des Funktionsumfangs) auszugleichen.

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6. Pflichten und Obliegenheiten des Kunden

Für den Kunden gelten die folgenden Pflichten und Obliegenheiten:

6.1. Allgemeine Pflichten

Der Kunde erfüllt alle zwischen den Parteien vereinbarten Pflichten innerhalb eines angemessenen Zeitraums. Dies umfasst die spezifischen Pflichten des Kunden, die in Abschnitt 3 festgelegt sind.

6.2. Kenntnis der Funktionen

Der Kunde bestätigt, sich der wesentlichen funktionalen Merkmale des Services bewusst zu sein und trägt allein das Risiko, dass es seinen Wünschen und Bedürfnissen entspricht. Es obliegt dem Kunden, sich gegebenenfalls beim Anbieter oder bei spezialisierten Dritten zur Nutzbarkeit des Services für seine Geschäftszwecke beraten zu lassen.

6.3. Testpflicht

Vor jeder Nutzung des Services im Rahmen der jeweiligen vertraglichen Nutzung obliegt es dem Kunden, den Service gründlich zu testen, um sicherzustellen, dass er frei von Mängeln ist und in der bestehenden Hardware- und Softwareumgebung des Kunden funktionsfähig ist. Dies gilt auch für jeden Service, der vom Anbieter im Rahmen der Gewährleistungsbestimmungen dieser Bedingungen bereitgestellt wird.

6.4. Vorkehrungen und Datensicherung

Die Pflichten des Kunden zur Datensicherung, zur Aufbewahrung des Wiederherstellungsschlüssels (Recovery Key) und zum regelmäßigen Export der Daten richten sich nach den speziellen Bestimmungen in Abschnitt 8.4 und 8.5. Der Kunde erkennt an, dass die Nichteinhaltung dieser Pflichten zum unwiederbringlichen Datenverlust führen kann, für den der Anbieter nicht haftet.

6.5. Verzögerungen

Wenn durch eine Verletzung von Mitwirkungspflichten und Obliegenheiten des Kunden innerhalb der vereinbarten Zeiträume oder innerhalb eines angemessenen Zeitraums Verzögerungen auf Seiten des Anbieters eintreten, gelten alle vereinbarten Fristen als um die Zeit verlängert, die der Kunde benötigt, um die jeweilige Pflicht zu erfüllen. Dem Anbieter wird dann eine angemessene Zeit zur Erfüllung seiner Verpflichtungen gewährt.

6.6. Kostenfolgen bei Pflichtverletzung

Der Kunde trägt allein alle Nachteile und zusätzlichen Kosten, die durch eine schuldhafte Verletzung seiner Pflichten oder Obliegenheiten entstehen.

6.7. Systemanforderungen

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass sein Gerät die vom Anbieter veröffentlichten Systemanforderungen erfüllt. Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anfrage Informationen zu den aktuellen Systemanforderungen zur Verfügung.

6.8. Patientenaufklärung und Einwilligung

Der Kunde muss während einer Konsultation mit einem Patienten und vor dem Beginn der Tonaufzeichnung den Patienten in gesetzeskonformer Weise über die Nutzung des Services informieren und darüber aufklären, dass die Konsultation aufgezeichnet wird. Der Kunde muss zudem die ausdrückliche Einwilligung des Patienten zur Aufzeichnung des Gesprächs einholen, bevor er fortfährt. Der Kunde hat diese Zustimmung in Übereinstimmung mit den einschlägigen Datenschutzgesetzen einzuholen und zu dokumentieren. Wenn der Patient nicht einwilligt, hat der Kunde es zu unterlassen, den Service zu verwenden. Der Anbieter stellt dem Kunden auf Wunsch Musterformulierungen für die Patienteneinwilligung zur Verfügung. Diese Muster sind unverbindliche Orientierungshilfen und ersetzen keine Rechtsberatung.

6.9. Funktion als Schreibhilfe und Überprüfungspflicht (Human in the Loop)

6.9.1. Status als Hilfsmittel (Kein Medizinprodukt)

Der Kunde erkennt an, dass der Service als administrative Schreibhilfe konzipiert ist und kein Medizinprodukt darstellt. Er dient nicht der diagnostischen Entscheidungsfindung. Der Kunde bleibt allein verantwortlich für die Einhaltung aller berufsrechtlichen und behördlichen Dokumentationspflichten. Der Service dient ausschließlich der Dokumentation und administrativen Entlastung. Er nimmt keine medizinische Bewertung, Triage oder Diagnose vor.

6.9.2. Natur der KI und Fehleranfälligkeit

Dem Kunden ist bewusst, dass es in der Natur generativer KI liegt, dass trotz technischer Sorgfalt Ungenauigkeiten, Auslassungen oder Halluzinationen (erfundene Fakten) auftreten können. Eine Garantie für die inhaltliche Fehlerfreiheit der Zusammenfassungen wird daher nicht übernommen.

6.9.3. Überprüfung und Haftungsübernahme durch Nutzung

Der Kunde ist verpflichtet, jede Ausgabe des Services kritisch auf Richtigkeit zu prüfen. Mit der Übernahme eines Transkripts oder einer Zusammenfassung in sein Primärsystem (z. B. Patientenakte) oder der sonstigen Nutzung macht sich der Kunde den Inhalt als eigene ärztliche Dokumentation zu eigen. Durch diesen Vorgang bestätigt der Kunde konkludent, die Prüfung vorgenommen zu haben. Eine Haftung des Anbieters für ungeprüft übernommene Inhalte ist ausgeschlossen.

6.10. Einhaltung von Gesetzen

Der Kunde bestätigt ferner, dass er alle Gesetze, Regeln und Vorschriften einhält und einhalten wird, und erklärt, dass er sich der rechtlichen und behördlichen Beschränkungen in Bezug auf Gesundheitsdaten, denen er im Zusammenhang mit der Nutzung des Services unterliegt, voll bewusst ist. In dieser Hinsicht bestätigt der Kunde, dass die Merkmale und die Nutzung des Services mit den für ihn als für die Datenverarbeitung Verantwortlichen geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen übereinstimmen.

6.11. Nutzungsbeschränkung

Der Kunde erkennt an, dass die Nutzung des Services nur für den eigenen Gebrauch des Kunden und dessen Mitarbeitern bestimmt ist. Der Kunde darf keine Zugangsdaten an Dritte weitergeben. Die gemeinsame Nutzung eines Kontos mit mehreren Personen ist streng verboten. Der Kunde bestätigt, dass er sich bei Zuwiderhandlung der eigenen datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit bewusst ist.

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7. Geistige Eigentumsrechte

7.1. Rechtevorbehalt

Clara behält sich alle Rechte vor, die nicht ausdrücklich eingeräumt sind.

7.2. Schutzrechte

Der Kunde erkennt an, dass alle Schutzrechte Clara gehören, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Sofern von Clara nicht ausdrücklich schriftlich gestattet, darf der Kunde nicht:

• die Schutzrechte reproduzieren, kopieren, modifizieren, veröffentlichen, herunterladen, extrahieren, neu anordnen, neu anpassen, hochladen, posten, übertragen, weiterverkaufen, abtreten, lizenzieren oder unterlizenzieren, in irgendeiner Weise vertreiben oder davon abgeleitete Werke erstellen und darf dies auch nicht versuchen;
• versuchen, auf die Quellcodes des Tools zuzugreifen, sie zu kopieren oder zu dekompilieren, oder zu versuchen, diese Quellcodes in eine andere Website, Plattform, Codebasis oder Software einzubinden;
• das Tool für andere als die in diesen Bedingungen genannten Zwecke verwenden; oder
• Penetrationstests, Denial-of-Service-Angriffe, Hacks oder ähnliche Eingriffe oder Störungen am Tool vornehmen.

7.3. Freistellung

Der Kunde stellt Clara und die mit Clara verbunden Unternehmen von allen Verlusten, Schäden, Kosten, Ausgaben (einschließlich Anwaltsgebühren, -kosten und -auslagen), Interessen, Ansprüchen und Haftungen gleich welcher Art frei, die sich aus oder im Zusammenhang mit einer Verletzung dieses Abschnitts durch den Kunden ergeben.

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8. Datenschutz

8.1. Rollenverteilung

Die Bereitstellung und Inanspruchnahme des Services hat die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, zur Folge. Die Parteien sind sich einig, dass der Kunde in diesem Zusammenhang der für die Verarbeitung separate, unabhängige Verantwortliche (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist, während Clara als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) fungiert.

8.2. Gesetzliche Verpflichtungen

Die Parteien haben die ihnen aus dieser Rollenzuteilung obliegenden gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten. Der Kunde hat die Patienten insbesondere gesetzeskonform über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren (Art. 12 bis Art. 14 DSGVO) und eigenverantwortlich sicherzustellen, dass der Kunde Patientendaten nur verarbeitet, wenn eine Rechtsgrundlage i.S.d. Art. 6 und Art. 9 DSGVO vorliegt. Soweit dies erforderlich ist, hat der Kunde vor Inanspruchnahme des Services durch einen Patienten dessen datenschutzrechtliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 (a), Art. 7, Art. 9 DSGVO einzuholen und die Einwilligung zu dokumentieren. Für die Beurteilung der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von Daten seiner Patienten ist allein der Kunde verantwortlich. Der Kunde hat seine Mitarbeiter entsprechend aufzuklären.

8.3. Lokale Datenspeicherung und Datensouveränität

Die dauerhafte Speicherung der Patientendokumentation erfolgt lokal auf dem Gerät des Kunden bzw. in dessen Primärsystem. Zur Erbringung cloudbasierter KI-Funktionen können Audio- und Textinhalte temporär an die im AVV benannten Cloud-Dienste übermittelt und dort verarbeitet werden. Eine dauerhafte Speicherung der fertigen Patientendokumentation auf Servern des Anbieters findet nicht statt.

8.4. Verschlüsselung und Verantwortung für Zugangsdaten (Zero Knowledge)

8.4.1. Sicherheitsstandards

Die lokale Datenbank der Anwendung ist nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt (z. B. AES-256). Die Übertragung von Daten an die KI-Dienste erfolgt ausschließlich über transportverschlüsselte Verbindungen (TLS/HTTPS).

8.4.2. Wiederherstellungsschlüssel (Recovery Key)

Die Entschlüsselung der lokalen Datenbank ist technisch ausschließlich mit dem vom Kunden festgelegten Passwort oder dem bei der Einrichtung generierten 12-Wörter-Wiederherstellungsschlüssel („Recovery Key") möglich. Der Anbieter hat keinen Zugriff auf diese Schlüssel (Zero-Knowledge-Architektur in Bezug auf die dauerhafte Speicherung / Storage at Rest) und kann die verschlüsselt gespeicherten Daten technisch nicht einsehen oder wiederherstellen. Der Kunde versteht, dass für cloudbasierte KI-Funktionen die hierfür ausgewählten Audio- oder Textinhalte aus der Anwendung heraus an die benannten Cloud-Dienste übermittelt und dort während der Verarbeitung im Klartext verarbeitet werden müssen.

8.4.3. Verlustrisiko

Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die sichere Aufbewahrung des Recovery Keys. Der Kunde erkennt ausdrücklich an, dass bei gleichzeitigem Verlust des Passworts und des Recovery Keys die lokal gespeicherten Daten unwiederbringlich verloren sind. Eine Haftung des Anbieters für Datenverluste, die auf dem Verlust der Zugangsdaten durch den Kunden beruhen, ist ausgeschlossen.

8.5. Datensicherung, Exportpflicht und Systemausfälle

8.5.1. Kein Archivsystem

Die Desktop-Anwendung dient der temporären Bearbeitung und nicht der revisionssicheren oder dauerhaften Speicherung von Patientendaten. Der Anbieter übernimmt keine Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für medizinische Dokumentationen; diese obliegt allein dem Kunden in seinen Primärsystemen.

8.5.2. Pflicht zum Export (Mitwirkungspflicht)

Der Kunde ist verpflichtet, alle erstellten Dokumentationen (Transkripte, Zusammenfassungen) unverzüglich nach Fertigstellung in ein geeignetes System zu exportieren, das den rechtlichen Anforderungen entspricht (z. B. Praxisverwaltungssystem, elektronische Patientenakte). Das Verbleiben von Patientendaten ausschließlich in der Datenbank der Anwendung erfolgt auf eigenes Risiko des Kunden.

8.5.3. Haftung bei Datenbeschädigung

Sollte es durch einen Softwarefehler (z. B. fehlerhaftes Update, Datenbank-Korruption) zu einer Beschädigung der lokalen Datenbank kommen, haftet der Anbieter nur für den Aufwand, der zur Wiederherstellung der Daten aus einer ordnungsgemäßen externen Sicherung (Export im PVS) erforderlich gewesen wäre. Hat der Kunde entgegen der Pflicht aus Ziffer 8.5.2 keine Exporte vorgenommen, ist die Haftung für den Datenverlust ausgeschlossen, da der Schaden durch die Einhaltung der Exportpflicht gänzlich vermieden worden wäre.

8.6. Auftragsverarbeitung

Annex A – Auftragsverarbeitung legt die Bedingungen fest, unter denen Clara Health als Auftragsverarbeiter im Rahmen dieser Vereinbarung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet.

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9. Software-Updates

9.1. Bereitstellung von Updates

Der Anbieter stellt regelmäßig Updates für die Desktop-Anwendung bereit, um Fehler zu beheben, Sicherheitslücken zu schließen und neue Funktionen hinzuzufügen. Der Kunde wird über verfügbare Updates in der Anwendung informiert.

9.2. Erforderlichkeit von Updates

Die vollständige Funktionsfähigkeit der Desktop-Anwendung, insbesondere der KI-Dienste, setzt die Installation der jeweils aktuellen Software-Version voraus. Der Anbieter kann die Kompatibilität älterer Versionen mit den KI-Diensten nicht dauerhaft gewährleisten. Voraussetzung des korrekten Betriebs der Software ist daher die regelmäßig Ausführung der angebotenen Updates durch den Kunden.

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10. Vertraulichkeit

10.1. Allgemeine Vertraulichkeitspflicht

Bei der Nutzung des Services könnten vertrauliche Informationen zwischen den Parteien geteilt werden. Beide Parteien verpflichten sich, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um die vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vor dem Zugriff unbefugter Personen, Unternehmen oder sonstiger Dritter zu schützen. Informationen, die der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, gelten nicht als vertrauliche Informationen. Clara Health ist berechtigt, vertrauliche Informationen an die zuständigen Behörden weiterzugeben, wenn Clara Health gesetzlich dazu verpflichtet ist.

10.2. Wahrung von Berufsgeheimnissen (§ 203 StGB)

10.2.1. Kenntnis der strafrechtlichen Bedeutung

Dem Anbieter ist bekannt, dass der Kunde als Angehöriger eines Heilberufs (z. B. Arzt, Psychotherapeut) der strafrechtlichen Schweigepflicht gemäß § 203 StGB unterliegt und dass im Rahmen der Nutzung des Services geschützte Berufsgeheimnisse verarbeitet werden können.

10.2.2. Verpflichtung zur Verschwiegenheit

Der Anbieter verpflichtet sich, alle ihm im Rahmen der Vertragsdurchführung bekanntwerdenden fremden Geheimnisse, insbesondere Patientengeheimnisse, ebenso vertraulich zu behandeln wie der Kunde selbst. Der Anbieter wird diese Informationen ausschließlich zur vertragsgemäßen Leistungserbringung nutzen.

10.2.3. Einbindung von Mitarbeitern und Subunternehmern

Der Anbieter sichert zu, dass alle an der Leistungserbringung beteiligten Mitarbeiter und Unterauftragnehmer, die bestimmungsgemäß mit geschützten Daten in Berührung kommen könnten, zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet und über die strafrechtlichen Konsequenzen einer Verletzung der Schweigepflicht belehrt wurden.

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11. Haftung

11.1. Geltungsbereich

Jede Haftung des Anbieters, insbesondere für etwaige Ansprüche des Kunden auf Schadensersatz und Ersatz vergeblicher Aufwendungen, richtet sich ohne Rücksicht auf die Rechtsnatur des Anspruchs ausschließlich nach diesem Abschnitt.

11.2. Haftung bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit

Der Anbieter haftet bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit nach den gesetzlichen Bestimmungen. Der Anbieter haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen im Falle der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Eine etwaige Haftung des Anbieters für abgegebene Garantien oder für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt davon unberührt.

11.3. Haftungsbeschränkung

Liegt kein Fall des vorstehenden Absatzes (Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Personenschäden) vor, haftet der Anbieter nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, jedoch der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertraut und vertrauen darf. Die Parteien vereinbaren, dass dieser vertragstypische, vorhersehbare Schaden pro Vertragsjahr summenmäßig auf die Höhe der vom Kunden im jeweiligen Vertragsjahr gezahlten Gesamtvergütung begrenzt ist.

11.4. Erstreckung auf Mitarbeiter

Die Haftungsbeschränkung gilt entsprechend auch zugunsten der Mitarbeiter, Vertreter, gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

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12. Gewährleistung (Mängelhaftung)

12.1. Beschaffenheitsvereinbarung & Stand der Technik

Der Anbieter gewährleistet, dass der Service im Wesentlichen den in der Leistungsbeschreibung vereinbarten Funktionen entspricht. Die Parteien sind sich jedoch darüber einig, dass es nach dem aktuellen Stand der Technik nicht möglich ist, Software so zu entwickeln, dass sie für alle Anwendungsbedingungen vollkommen fehlerfrei ist. Unerhebliche Abweichungen von der vereinbarten Beschaffenheit gelten daher nicht als Mangel.

12.2. Ausschluss bei Fremdeinwirkung (Sphärentrennung)

Die Gewährleistung erstreckt sich nicht auf Mängel oder Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen. Dies betrifft insbesondere:

• Störungen der Internetverbindung oder der telekommunikativen Übertragungswege des Kunden;
• Inkompatibilitäten mit der vom Kunden verwendeten IT-Umgebung (Hardware, Betriebssysteme), sofern diese nicht den veröffentlichten Systemanforderungen entspricht;
• Bedienungsfehler des Kunden oder Eingriffe Dritter (z. B. Viren, Trojaner, Hackerangriffe), die durch den Kunden hätten verhindert werden können (z. B. durch Einsatz aktueller Virenschutzsoftware).

12.3. Vorrang der Nacherfüllung & Umgehungslösung

Treten wesentliche Mängel auf, hat der Anbieter zunächst das Recht zur Nacherfüllung innerhalb angemessener Frist. Die Nacherfüllung kann nach Wahl des Anbieters auch durch die Bereitstellung einer Umgehungslösung (Workaround) erfolgen, soweit dies für den Kunden zumutbar ist und die wesentlichen Arbeitsabläufe nicht erheblich beeinträchtigt werden.

12.4. Mitwirkungspflicht und Reproduzierbarkeit

Gewährleistungsansprüche setzen voraus, dass der Mangel reproduzierbar ist oder vom Kunden durch maschinell erstellte Fehlerprotokolle nachgewiesen werden kann. Der Kunde unterstützt den Anbieter bei der Fehleranalyse.

12.5. Verjährung

Mängelansprüche verjähren in 12 Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) wird ausgeschlossen.

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13. Weiterentwicklung des Services

13.1. Änderungsrecht

Der Anbieter behält sich das Recht vor, den Service zu ändern, wenn ein triftiger Grund für eine solche Änderung vorliegt, insbesondere:

• zur Umsetzung geänderter gesetzlicher Anforderungen oder Rechtsprechung;
• zur Umsetzung geänderter technischer Anforderungen wie einer neuen technischen Umgebung oder aus anderen betrieblichen Gründen;
• zur Aufrechterhaltung des Betriebs;
• zur Anpassung an geänderte Marktbedingungen wie erhöhte Nutzerzahlen; und
• zum Vorteil des Kunden.

Dieses Recht gilt nicht für wesentliche Änderungen am Service, d.h. solche Änderungen, die die primären vertraglichen Verpflichtungen der Parteien verändern. Der Anbieter informiert den Kunden in klarer und verständlicher Weise über wesentliche Änderungen am Service. Der Anbieter wird den Kunden mindestens 15 Tage im Voraus in Textform informieren und auf das nachfolgende Kündigungsrecht hinweisen.

13.2. Kündigungsrecht bei erheblicher Beeinträchtigung

Wenn eine der oben genannten Änderungen den Zugang zum Service oder die Nutzbarkeit des Services erheblich beeinträchtigt, hat der Kunde das Recht, den Vertrag fristlos zu kündigen.

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14. Sonstiges

14.1. Einsatz von Unterauftragnehmern

14.1.1. Genehmigung

Der Kunde stimmt der Beauftragung der in Annex A aufgeführten Unterauftragnehmer allgemein zu.

14.1.2. Änderungen und Widerspruch

Beabsichtigt der Anbieter, neue Unterauftragnehmer hinzuzuziehen oder bestehende zu ersetzen, wird er den Kunden hierüber rechtzeitig vorab informieren (E-Mail oder Benachrichtigung im Tool ausreichend). Der Kunde kann der Änderung aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund binnen zwei Wochen widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht, gilt die Änderung als genehmigt. Im Falle eines berechtigten Widerspruchs ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag unter Einhaltung einer angemessenen Frist zu kündigen, wenn die Erbringung der Leistung ohne den neuen Unterauftragnehmer technisch oder wirtschaftlich unzumutbar ist.

14.2. Änderung der Bedingungen

Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese Bedingungen nach eigenem Ermessen zu ändern, was Änderungen aufgrund der Weiterentwicklung des Services oder der Implementierung neuer Funktionalitäten umfassen kann. Der Anbieter wird den Kunden in Textform über die geänderten Bedingungen informieren, bevor die Änderungen in Kraft treten, und den Kunden über die neuen Bestimmungen, das geplante Datum des Inkrafttretens der neuen Bedingungen, das Kündigungsrecht des Kunden, die geltende Kündigungsfrist und die Bedeutung des Schweigens informieren. Der Anbieter wird dem Kunden dann eine angemessene, mindestens 15-tägige Frist gewähren, um die auf diesen Bedingungen basierenden Vereinbarungen zu kündigen, falls der Kunde mit den geänderten Bedingungen nicht einverstanden ist. Kündigt der Kunde die auf diesen Bedingungen basierenden Vereinbarungen nicht innerhalb der vorgenannten Frist, gelten die geänderten Bedingungen nach Ablauf der Frist. Die Kündigung durch den Kunden muss in Textform erfolgen.

14.3. Salvatorische Klausel

Jede Bestimmung dieser Bedingungen, die unwirksam oder nicht durchsetzbar ist, berührt nicht die Gültigkeit oder Durchsetzbarkeit der übrigen Bestimmungen. Die Parteien werden jede unwirksame oder nicht durchsetzbare Bestimmung durch eine gültige oder durchsetzbare Bestimmung ersetzen, die den ursprünglichen Zweck der Parteien am genauesten widerspiegelt.

Sofern in diesen Bedingungen nicht ausdrücklich anders vorgesehen, müssen alle Mitteilungen hierunter in Textform erfolgen.

14.4. Aufrechnung

Die Parteien sind nur berechtigt, vertragliche Ansprüche aufzurechnen, wenn die entsprechende Gegenforderung unanfechtbar gerichtlich bestätigt oder unbestritten ist.

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15. Geltendes Recht

Diese Bedingungen und alle Streitigkeiten oder Ansprüche, die sich aus oder in Verbindung mit ihnen ergeben, unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland mit Ausschluss kollisionsrechtlicher Bestimmungen und sind entsprechend auszulegen. Die Vertragsparteien vereinbaren für alle aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Streitigkeiten, soweit gesetzlich zulässig, die ausschließliche Zuständigkeit des jeweiligen sachlich zuständigen Gerichts in Stuttgart.

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Annex A – Auftragsverarbeitung

Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Clara Health im Auftrag des Kunden. Der vollständige Text der AVV wird dem Kunden bei Vertragsschluss zur Verfügung gestellt und ist Bestandteil dieser Vereinbarung.

Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Anbieter wird den Kunden über Änderungen an der Liste der Unterauftragsverarbeiter gemäß den Bestimmungen der AVV informieren.